跟单员岗位信息
后金融危机时代的外贸跟单员岗位透视
发布时间:2012/4/9 8:07:05   阅读次数:5928
                            吴蕴 湖州职业技术学院

  2007年始于美国的次贷危机造成全球实体经济衰退,本次全球性金融危机虽于2010年终止,但是欧债危机阴影下的全球贸易环境持续恶化,后金融危机时代的经济复苏异常艰难 。在全球分工中,依靠粗放型发展模式与低价竞争贸易形式迅猛发展起来的中国制造业所主导的出口贸易模式开始衰退,中国出口贸易总额已经连续12月没有增长。在全球价值链视野下,中国制造业必须转型升级成为共识,“十二五”规划期间中国将从制造大国向制造强国的转型已成国策 。完成产业转型升级,实现中国创造,这都需要时空条件相应资源配置,并非短期可为。只有提升制造业、切实强化自身作为全球工厂的市场竞争力,才能赢得时空资源,逐步实现从制造大国向制造强国的转变,到达中国创造。因此,作为中国经济三驾马车之一的出口贸易必须保持既有出口优势,如何在逆势下盈利企稳,则需要从现实条件出发解决当下问题。
  一、 提升出口订单履行品质是出口贸易盈利的现实应对
后金融危机时代的中国出口贸易可谓外忧内患,一方面欧美发达国家消费锐减国际市场明显缩水,国际贸易摩擦不断已经成为常态,另一方面国内原材料成本上升,人口红利将尽。这些因素直接导致外向型企业接订单难,接了订单却难于盈利的窘迫局面。
  (一)后金融危机时代出口贸易变数
  1. 订单数量减少,订单利润下降
欧美发达国家是中国出口贸易直接或者间接的消费市场。欧美发达国家一贯是中国出口贸易主体目标市场,或者通过转口贸易成为中国出口的最终消费市场。但本次金融危机影响了欧美公民消费理念、削弱了市场消费承受力,导致欧美市场需求锐减、订单数量明显减少。加之,同期国内生产原料大幅上涨,人力资源短缺、人力成本明显增加,所有生产要素的成本上升直接导致订单利润下降。
  2. 出口竞争加剧,经营风险上升
中国产业经济迅猛发展,但产业结构失衡,产业准入门槛低端的重复建设埋下出口导向型企业产能严重过剩的隐患,并在国际需求压缩,国内消费动力不足的背景下被瞬间放大,出口竞争必然加剧。在出口产品同质化的前提下,出口竞争演变成价格战,低廉价格压缩了合理利润空间,国内生产成本上升,国际贸易摩擦不断升温,外向型企业的经营风险直线上升。
  (二)后金融危机时代必须提升出口订单履行品质
  毋庸置疑,订单是外向型企业的生命线。提升订单盈利能力成为中国出口贸易应对后金融危机时代的当务之急。
  在后金融危机时代下,出口订单总量减少、单位利润下降已经成为普遍问题:一方面客户显得更挑剔,同等价格质量要求提高,同等质量价格压低;另一方面原材料及人工成本上升,国际贸易壁垒凸显,出口贸易摩擦不断。总之,在订单利润空间大幅压缩、企业经营风险攀升的生死考验下,如何把握好手头的出口订单运作,提升订单履行品质,保证单单稳定盈利以及维系顺畅的客户关系,保障出口贸易持续盈利是维持出口导向型企业健康生存并赢得产业转型升级发展空间的关键。
  二、外贸跟单员是保障订单履行的专职岗位
  在后金融危机时代,出口订单的履行质量空前重要。尽管订单履行是涉及多部门的动态的系统问题,但外贸跟单员岗位是提升订单履行质量工程的重中之重,是直接保障既有订单盈利,稳定既有客户群,维护企业订单总量,保证现阶段企业正常生产规模的关键因素。
  总之,外贸跟单员作为负责订单履行的专职人员,成为外向型企业逆势中维稳的核心力量,这也是后金融危机时代的特殊现象。
  (一) 外贸跟单员岗位工作内容定位
  外贸跟单,是外贸行业一个细分的从业岗位,也是外贸公司或者具备自主出口权的外向型企业内部各部门之间、外贸公司与生产企业、外贸公司与客户、生产企业与客户之间联系与沟通的桥梁。
  “外贸跟单员是指在进出口贸易中,在贸易合同签订后,对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪和监控,协助合同履行的业务从业人员,是随着本世纪以来我国国际贸易发展,业务细分出现的一个新岗位 。”在我国国际贸易领域岗位职能区分中,外贸跟单员作为一个独立的岗位,从2006年开始上岗资格证书认证,是我国商务行业继国际商务从业资格(外销员)、国际货代员、国际商务单证员职业资格培训考试后第四个岗位的培训与认证考试。
  (二) 外贸跟单员岗位工作现状剖析
外贸跟单员作为一个独立的工作岗位,虽然2006年就实施了岗位资格认证,但仍旧是我国国际贸易领域最新的工作岗位,生命力与懵懂同在。作为人力资源规划理想的外贸跟单员岗位跟现实工作情景中的外贸跟单员岗位存在多方面的差距。
  1. 称谓不一,岗位工作边界不清
从外贸跟单员的岗位工作内容定位出发,可以发现在外贸领域做着外贸跟单员岗位工作的,有着不同的岗位名称,除了外贸跟单员之外,最常见的称谓是QC(quality controller )或者外贸业务员助理。通常在外向型企业QC岗位是由质检员岗位演变过来的,负责把关产品质量检验;在外贸公司中QC构成了外贸跟单部门,负责大货出厂前的质检;QC更多的时候是作为进口方的业务代表负责大货装运前质量检验。外贸业务员助理作为外销员签单后的业务助理,负责跟进订单履行,配合展开工作,当外贸业务员助理简称自己是业务员或者甚至外销员时,就带来了岗位分工的混乱。同时,恰恰是被冠名为外贸跟单员的岗位在实际工作中往往被认为是“跑腿的”、“打杂的”,负责递送订单资料成为其主要工作内容。
  2. 专业不专,核心职业技能模糊
  外贸跟单员作为外贸领域中独立的岗位工作,理应具有独特典型的核心职业技能,以区别于其它工作岗位。事实上,对外贸跟单员岗位的核心职业技能尚无形成权威定论。外贸跟单书籍对此有的略过不提,有的繁复不堪。比如认为跟单员要具备多种角色能力及其训练,有业务员、外贸工作者的职能和口才、谈判技巧;与工程人员共事的能力,接受基本产品知识及ISO9000相关认证等训练;绝佳人际关系处理能力,通过他人做事的艺术;法律专家,懂经济法律、海关,招招立于不败之地;生意人,能与客户打交道,具备适当的精明、干练;具有远见,站在老板和公司整体的高度考虑问题;清楚地了解公司,知道公司的产品、需求、管理流程;清楚地了解顾客需求,能在市场定位上把握客户需求;整体利润观,价格是利润与行情妥协的结果;后勤运送专家,懂运输、物流、配送;营销和管理的高手,从外观看是营销高手,从内看是管理高手 。如果求职者真正具备这些职业技能,那恐怕就能胜任任何岗位。过高过泛的职业技能要求等同于没有,外贸跟单员岗位核心职业技能之模糊可见一斑。
  3. 来源多样,岗位人员流动性大
从事外贸跟单员岗位的人源多样,既有选拔的一线操作工人,也有受过高等教育的大学毕业生。从学历看,外语专业居多,其余五花八门,唯独没有跟单专业。这种岗位人员来源的不确定性,加剧了外贸跟单员岗位工作成为外贸新手训练营的局面,在应聘求职中,外贸跟单员岗位事实上成为通向其它外贸岗位的跳板。外贸跟单员岗位流动性过大。一般,跟单新手两年左右就会出现流动,其中优秀的转型去做外销员或者做管理,怕苦怕累怕受委屈的坚持不下去,没有熬出头就自然淘汰。过大的岗位流动性难以养成懂行业、专精尖的外贸跟单能手。难怪有企业主以20万年薪打底,却请不到一位懂服装、精外贸英语、会点设计的外贸跟单师。
  由此可见,外贸跟单员作为独立岗位的行业价值被严重忽视了。从理想层面看,作为外贸领域新生的岗位,外贸跟单员理应承担起保障订单顺利履行的岗位职责,成为履行合同的责任人;但现实是,外贸跟单员岗位被唤作跑腿的、打杂的,没有社会地位,岗位工作边界不清,核心专业技能模糊,岗位流动性过大。在后金融危机时代,如果外贸跟单员岗位尚名不副实,那么出口订单履行难免缺乏合理盈利的保障。
  三、外贸跟单员理应成为出口订单的项目经理
  中国?丝绸之路集团董事长凌兰芳认为:21世纪中国制造业的国际地位日益见隆。跟单已经不仅仅是外向型企业的必备,而且也是所有订单生产企业的常项。某种程度上,跟单员职业能力决定了订单盈亏与企业得失,构成企业隐形竞争力。跟单不同于具体工序,而是伴随着从合同开始一直到“交钥匙工程”的结束。这就把跟单的重要性等同于企业精益管理名下的全过程跟踪监管控制 。由此,外贸跟单员的行业地位可见一斑,责任之重不言而喻,显然不是一个跑腿打杂的角色可以承担的。后金融危机时代,必须赋予外贸跟单员恰如其分的岗位名分,也让求职者看到跟单岗位工作持续发展的空间,领会外贸跟单员岗位的工作目标是事实上成为外贸工程的监理,外商项目的代理、用户的国内经理。
按照项目管理的本意,作为对出口订单履行全程负责的外贸跟单员可以被定位为项目经理,其自身的执业能力成为订单盈利的直接保障。那么梳理出项目经理型外贸跟单员岗位的准入条件就成为支点。
  (一)内化岗位核心职责:订单中心,客户导向
  将“订单中心,客户导向”作为外贸跟单员的核心职责并无异议,但是如何落实到位值得探讨。订单中心与客户导向,这两者是看似冲突却实质共生的辩证关系。
“订单中心”的合法性源于外贸跟单员岗位来源。订单型生产经济模式是催生外贸跟单员岗位的现实温床,这种市场经济制度的本质就是契约精神。出口订单正是市场经济契约精神的具体物化。这是整个国际贸易活动的依据与核心,自然也是外贸跟单员岗位工作的依据和核心,贯穿在整个订单执行过程始末。不过,完美执行订单的终极目标是获得客户满意度,实现共赢。这是“客户导向”的依据,通过圆满执行出口订单获得自身合理盈利的同时带给客户利益,达到维护客户资源得到重复合作的收益。所以在出口订单执行过程中,当订单约定与客户要求发生冲突时,外贸跟单员需要全盘考虑权衡利弊得失,本着服务客户第一的精神,做出自己能把控的配合,同时必须要求客户将任何有违原有出口订单约定的更改内容或者补充要求以有效方式书面约定,这既是对市场经济契约精神的尊重也是对自己切身利益的合法保护。能够将核心职责的理念内化于心、外化为职业操作而不着痕迹就是项目经理的执业水准了。
  如果外贸跟单员能够吃透“订单中心,客户导向”,那么国际贸易实践中的很多纠纷可以预控于无形,增进工作效能,维护优质客户关系。
  (二)养成全程跟单能力:精通跟单流程及要领
在后金融危机时代,外贸领域管理层都希望招聘到全能跟单员,保障来之不易的出口订单顺利履行,合理盈利,稳定客户资源,这关系到外向型企业能否安然度过国际市场低迷期。
  根据外贸跟单业务的进程,通常会分为前程跟单、中程跟单和全程跟单。前程跟单指“跟”到出口货物的出货为止 ;中程跟单指“跟”到清关装船为止;全程跟单指“跟”到货款到帐,合同履行完毕为止 。可是,这种分类不能满足后金融危机时代出口订单履行的现实需求,企业主期待外贸跟单员在熟知整个外贸流程的前提下,通晓外贸跟单流程及要领,全盘协调人与货、货与单、货与款、单与款、客户与工厂的平衡,切实掌控订单履行、保障盈利、维护客户资源。外贸跟单员在出口订单签约或者得到意向订单后开始工作,主要跟单流程有订单审核、打样跟单、大货生产跟单、交付与结算跟单、工厂及客户的管理与服务跟单 。订单审核要领在于落实出口产品的品质含包装要求、数量与交货期,这三者构成跟单工作的核心要素。打样跟单要领在于将客户要求落实到打样间,打样准确迅捷并且及时得到客户确认意见,以赢得客户信任与交货时间。大货生产跟单要领在于把控大货生产的质量与进程。交付与结算跟单要领在于沟通协调报检、报关、装运、保险、结汇等工作,全程对接单证部门,实现货与款的置换。工厂及客户的管理与服务跟单要领在于归档所合作工厂及客户资料,保障后续合作的跟单针对性。
  项目经理型外贸跟单员能够在订单审核环节预估订单履行的可能风险,在后续环节从容应对意外,控制成本追求收益最大化,在多方合作中强化优势化解弱势,通过提供技术性服务达成共赢,因此成为外贸导向型企业主的最大期盼。
  (三)具备全面职业素能:一体两翼,展翅高飞
对外贸跟单员的职业素能存在多种解读,总体上呈现将技能与知识人为拆分,涵盖内容无所不包的倾向,这会给跟单员岗位职前教育及其在职培训带来困扰,直接妨碍岗位执业能力提升。
  回归问题是解决问题的根本。对外贸跟单员出身的外贸领域管理层及资深外贸跟单员的调研发现:虽然卓越的外贸跟单员通常具有独特的个人风格,但是都具备了外贸流程知识技能、产品特征与生产过程知识技能、高效沟通技能这三方面素能,无一例外。因此,设定这三者作为外贸跟单员的岗位职业素能,缺一不可,并且分析得出三者之间存在“一体两翼”的内在关系,其中产品特征与生产过程知识技能是核心,它构成外贸跟单员职业素能的本体,外贸流程知识技能和高效沟通技能是外贸跟单员职业素能的两翼,构成整体。作为核心成为本体,是因为产品生产及其流向是跟单员开展工作的核心线索,也因为在外贸领域岗位分工中,外贸跟单员是唯一把控产品生产进程与质量的专职岗位。如果外贸跟单员不具备产品特征与生产过程知识技能,那么就架空了跟单员岗位的核心工作内容。一切流于虚无,奢谈成为出口订单履行的项目经理。外贸跟单员只有具备外贸流程知识技能,才可能在订单履行过程中实现协调与预控;同时,外贸跟单员即便更名为订单项目经理,事实上并非订单履行中所涉及的具体部门的经理,在没有行政权的前提下,高效沟通技能是展开工作的必须装备。所谓一体两翼,方能振翅起飞。
  项目经理型外贸跟单员不单完备外贸流程知识技能、产品特征与生产过程知识技能、高效沟通技能三方面职业素能,并且三者能以合理比例储备,在解决问题时运用自如。
  综上,在后金融危机时代,外贸跟单员岗位的重要程度显而易见,但外贸跟单员岗位实际状况不容乐观。将外贸跟单员定位为订单履行的项目经理无疑是种理性的抉择,但真正兑现落实尚需多方协调、资源整合、制度配套。

 
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